Инструкция по работе с документом «Заказ поставщику»
Документ предназначен для оформления в системе предварительной договоренности о приобретении у поставщика позиций номенклатуры и является основанием для последующего оформления оплат и получения товарных позиций.
1. Новый документ «Заказ поставщику» создается следующим образом (рис.1-2):
1.1 Необходимо открыть раздел «Закупки»
1.2 В подразделе «Закупки» выбрать «Заказы поставщикам»
Рисунок 1 – Создание нового заказа поставщику
2. Откроется список документов «Заказ поставщику»
2.1 Чтобы создать новый необходимо нажать на кнопку «Создать»
Рисунок 2 – Создание нового заказа поставщику
3.Создастся новый документ «Заказ поставщику», в котором необходимо заполнить следующую информацию (рис. 3):
3.1 Указать статус документа (на согласовании, согласован, подтвержден). Если создаваемый документ показывает закупку товаров/услуг, по которым уже были согласованы все условия с исполнителем, и он готов начать работу по заказу, то данный документ необходимо создавать со статусом «Подтвержден». Ниже приведено описание статусов доступных для указания в документе:
· На согласовании – ожидается согласование заказа.
· Согласован – заказ согласован, но еще не установлены сроки его исполнения (дата поступления). Статус устанавливается вручную.
· Подтвержден – устанавливается, когда поставщик подтвердил обработку заказа и установил сроки его исполнения (дату поступления). Статус может быть установлен вручную или автоматически по результату выполнения задачи бизнес-процесса согласования.
3.2Указать приоритет заказа (низкий, средний, высокий)
3.3 Указать нашу организацию, от лица которой оформляется заказ
3.4 Указать поставщика, которому оформляется заказ. После выбора поставщика будут автоматически заполнены реквизиты на форме документа, но только если для него создан 1 договор/соглашение в системе.
3.5 Указываем Соглашение.
Если для поставщика задано в системе единственное соглашение, то все параметры, определенные в соглашении, будут автоматически заполнены в документе.
· Если для поставщика задано в системе несколько соглашений, то поле Соглашение потребуется заполнить вручную из списка. Причем в форме выбора окажутся только те соглашения, которые действуют для указанного в заказе поставщика с не истекшими сроками действия.
· Если соглашение не оформлено, то в форме выбора с помощью команды «Создать» можно зарегистрировать новое соглашение.
Заказ поставщику может быть оформлен и без указания соглашения. В этом случае вся информация о ценах поставщика заполняется в заказе вручную и не запоминается. Информация о ценах поставщика регистрируется только в рамках оформленного соглашения с поставщиком.
3.6 Указываем договор. В случае наличия нескольких договоров поставщика нужно выбрать подходящий.
3.7 Указать склад, на который должен поступить товар.
3.8 Реквизит «Комментарий» - необходимо кратко указать информацию о назначение заказа
3.9 Реквизит хоз.операция. При создании документа данный реквизит заполняется по умолчанию значением «Закупка у поставщика», но возможны следующие варианты заполнения в зависимости от условий:
· Закупка у поставщика – товар закупается у поставщика на условиях предоплаты или кредита
· Закупка у поставщика (товары в пути) – предусмотрена для товаров, переход права собственности регистрируется до фактического поступления товаров на склад. Оформляется документ Приобретение товаров и услуг (фиксирует переход права собственности) с последующим оформлением документа Поступление товаров на склад (фиксирует поступление товаров).
· Закупка у поставщика (фактуровка поставки)
· Прием на комиссию – товар принимается на комиссию у комитента. По результатам продаж оформляется отчет комитенту, комитент выплачивает комиссионное вознаграждение.
· Прием на хранение с правом продажи - товар принимается на хранение у комитента с правом продажи.
После проверки корректности заполнения всех реквизитов на вкладке «Основное» можно переходить на вкладку «Товары» для продолжения работы с заказом.
Рисунок 3 – Заполнение заказа на вкладке «Основное»
4. Вкладка товары (Рис.4)
4.1. На вкладке товары необходимо добавить новую строку для товара
4.2 Далее ввести нужную номенклатуру
4.3 Указать количество
4.4 Указать желаемую дату поступления
4.5 Отгружать одной датой или нет
4.6 И установить длительность доставки
4.7 Проверяем правильность заполненных реквизитов и проводим документ.
Рисунок 4
5. После добавления номенклатуры можно установить правила оплаты (Рис.5)
5.1. Правила оплаты можно установить по гиперссылке «к оплате»
■ если в документе выбрано соглашение и в нем указаны этапы оплаты, то информация об этих этапах оплаты автоматически заполняется в правилах оплаты заказа поставщику;
■ если соглашение в заказе не указано или этапы оплаты не заполнены в соглашении, то по умолчанию будет заполнен этап оплаты о 100 % платеже по варианту отсчета «от даты заказа» и с вариантом контроля «Оплата независимо от отгрузки».
Рисунок 5